Kontakt bestyrelsen i Viking Atletik
Viking Atletik Torneværksvej 20 3700 Rønne
Kontoret i klubhuset (Torneværksvej 20) har åbent på alle hverdage mellem kl. 07:30 og 12:30. Telefon 26 70 99 95.

Bestyrelsen kan kontaktes på: Se nedenfor

E-mail: info@viking-atletik.dk - mails til denne adresse sendes til forretningsudvalget

E-mail: bestyrelsen@viking-atletik.dk - mails til denne adresse sendes til hele bestyrelsen og suppleanter

Forperson Claus Clausen * Sejersvej 6, 3700 Rønne, tlf. 2371 3535.
Mail her.

Næstforperson Stéphanie Aurora Norlin * Pilene 9, Vestermarie, 3700 Rønne, tlf. 5188 4824.
Mail her.

Kasserer Keld Madsen * Gartnervangen 79, 3700 Rønne, tlf. 61783700.
Mail her.

Sekretær Peter Hauge Madsen * Åvej 2, 3700 Rønne, tlf. 5695 8395.
Mail her.

Annika Espersen * Forretningsudvalget samt repræsentant i Fitnessudvalget
Dr. Kabellsvej 9, 3700 Rønne, tlf. 2970 3505.
Mail her.

Ovenstående fem personer udgør forretningsudvalget. 

Michael Ovesen * Repræsentant i Cykel/triudvalget
Stenløsevej 1, 3770 Allinge, tlf. 5648 0871.
Mail her.

Flemming Munch Hansen * Repræsentant i Orienteringsudvalget
Nyker Hovedgade 20, 3700 Rønne. Telefon 6139 7501.
mail her 

Karina Jensen * Repræsentant i Atletikudvalget
Højegaardsvej 9, 3700 Rønne. Tlf. 3025,7023
mail her

Kirsi Inkeri Hjorth Ipsen * Repræsentant i Motionsudvalget
Kuleborgvej 1, 3720 Åkirkeby, tlf. 5292 8737.
Mail her.

(S) Henrik Havn * Repræsentant i Cykel/triudvalget
Værmlandsvej 16, 3700 Rønne. Telefon 2688 4092
Mail her  

(S) Kenn Pedersen * Repræsentant Festudvalget
Stampen Vej 12, hus 7, 3700 Rønne. Telefon 51645877
Mail her

Suppleanterne (S) deltager i bestyrelsesmøderne og indgår i konstitueringen.

Generelt

• Til alle træningspas bør der være kvalificerede klubinstruktører/-trænere/-ledere, der bl.a. skal skabe et positivt træningsmiljø.

• KlubInstruktører/trænere/lederes opgave er at formidle det nødvendige kendskab til idrættens regler. Instruktører/trænere/ledere bør have kendskab til forebyggelse samt akut behandling af idrætsskader

• Træningen bør altid tilrettelægges til udøvernes motoriske og fysiske udvikling.

• Der skal sikres en god og forsvarlig opvarmning.

• Træningen må kun gennemføres, hvis anlægget og redskaberne er i forsvarlig og efterset stand.

• Instruktører/trænere/ledere er ansvarlige for, at skabe fairness og god sportsånd under konkurrencer og stævner. Alle ledere og trænere skal være gode rollemodeller for de unge, som de har kontakt med.

Alkohol

• I forbindelse med idrætsligearrangementer, rejser og stævner er det ikke tilladt for aktive, ledere eller trænere at drikke alkohol, såfremt der er deltagere under 18 år – fra Viking Atletik  - tilstede.

• Der må ikke serveres alkohol til unge under 18 år i forbindelse med aktiviteter i klubben.

Tobak

• Rygning er sundhedsskadeligt, men er en privat sag, som Viking Atletik ikke blander sig i. Det er dog Viking Atletik holdning, at ingen mod deres vilje skal udsættes for passiv rygning, når man deltager i arrangementer, stævner, rejser mv. for Viking Atletik. Derfor er der rygeforbud på hele matriklen, Torneværksvej 20, ligesom der er rygeforbud ved møder arrangeret af Viking Atletik uden for matriklen. Alle anmodning om røgfri indemiljø skal efterkommes.

• Trænere, ledere og aktive bør ikke ryge indendørs, når de er på ture, rejser m.v.

• Ved fester i klubregi, med deltagelse af personer hvor alle er over 15 år, aftales regler lokalt. Lovgivningen på området skal til en hver tid følges og respekteres.

Børn og unge

• Det er henholdsvis trænerens, lederens og det enkelte medlems opgave at udvise en adfærd, som sikrer, at et overgreb/krænkelse ikke finder sted og/eller, at en mistanke om et overgreb/krænkelse ikke opstår.

• I denne forbindelse skal følgende retningslinier iagttages:

• Der skal altid være to voksne ledere med på ture, hvor det udelukkende er mindre børn som deltager. Ingen voksne sover i samme seng som børnene. Lederne er ansvarlige for, at der stilles acceptable sovebetingelser til rådighed.

• Ingen trænere eller ledere inviterer børn med hjem privat uden at forældrene forinden er orienteret herom.

• Trænere, ledere m.v. skal undgå seksuelt krænkende bemærkninger og skal så vidt muligt sørge for, at berøringer kun sker i tilknytning til idrætten.

• Ansvaret for ansættelse af trænere/ledere i Viking Atletik påhviler Viking Atletik. Ingen træner/leder, som har været dømt for overgreb på børn/unge, kan ansættes som træner/leder i Viking Atletik.

• Samtlige nyansættelser af trænere og ledere i Viking Atletik kontrolleres forinden i Det Centrale Kriminalregister for overgreb mod børn/unge. (Se afsnit om børneattester.)

• Enhver mistanke og/eller oplysning om krænkelse af børn/unge indenfor foreningens regi, skal indberettes til formanden for Viking Atletik

• Såfremt et medlem, en træner eller en leder sigtes eller tiltales for et overgreb begået i tilknytning til foreningen, skal den pågældendes medlemskab/ansættelse øjeblikkeligt suspenderes.

• Såfremt den pågældende dømmes for et overgreb begået i tilknytning til foreningen, skal Viking Atletik tage initiativ til, at den pågældende øjeblikkeligt ekskluderes af foreningen og bortvises.

• Straffelovens §§ 223-224, den såkaldte Skolelærerparagraf handler om seksuelle overgreb mod børn og unge. Den seksuelle lavalder her i landet er 15 år. Det er også strafbart at have sex med en ung under 18 år, hvis den unge er ”betroet den voksne til undervisning eller opdragelse”. Eller hvor det seksuelle forhold skyldes misbrug af alder og erfaring. I idrætssammenhæng er alle former for seksuel kontakt mellem trænere, ledere og instruktører og de børn under 18 år, som de træner, der helt uacceptabelt.

• På bestyrelsesmødet den 26. september 2005 vedtog bestyrelsen en procedure omkring indhentning af børneattester vedrørende nye ledere og trænerer mv., der skal have direkte kontakt med børn under 15 år.

• Læs bestemmelserne herunder.

• Det er i høj grad børneudvalget, ungdomseniorudvalget og idrætsudvalget, der skal være den udførende kraft.

• Alle nuværende trænere, ledere mv. der har direkte kontakt med børn under 15 år, skal aflevere en børneattest - via idrætsudvalget.

Bestemmelser for indhentning af børneattester i Viking Atletik

Pr. 1. juli 2005 indføres følgende regler i Viking Atletik:

Alle der efter 1. juli 2005 engageres som træner, instruktør, holdleder eller på anden måde skal have direkte kontakt med børn under 15 år i Viking Atletik skal før tiltrædelse kunne præstere en ren børneattest fra Kriminalregisteret.

Procedure: • Aftalen indgås direkte mellem Idrætsudvalget og træneren/lederene mv.
• Attesten ”Børneattest” udfyldes af Idrætsudvalget..
• Blanketten ”Samtykke til indhentning af særlige oplysninger fra Det Centrale Kriminalregister” udfyldes af træneren/lederen m.v.
• Begge attester afleveres til Formanden for Viking Atletik der underskriver ”Børneattesten” og fremsender begge attester til Det Centrale Kriminalregister, Børneattester, Postboks 93, 2650 Hvidovre.
• Når ”Børneattesten” modtages (formanden) fra Det Centrale Kriminalregister, meddeles dette idrætsudvalget og træneren/lederen mv. kan starte sit virke i Viking Atletik
• Ved førstkommende bestyrelsesmøde godkendes træneren formelt, hvilket føres til referat fra mødet.
• ”Børneattesten” destrueres ved formandens foranstaltning.

Hvis attesten er positiv sendes svaret til DIF, der kontakter formanden umiddelbart. Personen bortvises fra Viking Atletiks træningslokaliteter i alle henseender.

Der gøres opmærksom på, at folketinget den 16. juni 2005 vedtog lov om indhentelse af Børneattest. Loven betyder at foreninger skal indhente Børneattest før tiltrædelse. Overtrædelse medfører bødestraf.

Følgende er undtaget loven:
• Forældre og andre hjælpere, som kører børn under 15 år til kampe.
• Forældre og andre hjælpere som kortvarigt hjælper til på en lejr eller ved et stævne.
• Foreningens formand og bestyrelse – med mindre de samtidig er trænere, instruktører eller holdledere for børn i foreningen
• Trænere, instruktører og holdledere som kun har med voksne at gøre.

Der kan læses mere på http://www.dif.dk/ForForeningen/Forside/Raadgivning/Seksuelle%20kraenkelser.aspx

Attester kan hentes på http://www.politi.dk/da/borgerservice/blanketter/

Vedtaget på bestyrelsesmødet den 25. september 2005

Doping

• Viking Atletik tager afstand fra enhver brug af doping.

• Som medlem af Dansk Atletik Forbund under Danmarks Idræts Forbund (DIF) er Viking Atletik  omfattet af DIF’s dopingkontrolregulativ.

• Viking Atletiks medlemmer er som følge heraf forpligtet til at deltage i de dopingkontroller, som måtte blive foranstaltet af DIF.

• Viking Atletik og dens medlemmer er forpligtet til at efterleve de anvisninger og sanktioner, som måtte blive givet af DIF i henhold til dopingregulativet.

• Viking Atletik vil informere medlemmerne om risikoen ved brug af doping og herunder deltage i de oplysningskampagner mod brug af doping, som måtte blive iværksat af DIF og/eller Sundhedsstyrelsen, f.eks. ved ophængning af plakater eller udlevering af materiale til medlemmerne

Værdisæt for Viking Atletik

I Viking Atletik mener vi:

     -  at alle medlemmer – uanset hvem de er – skal have samme muligheder og rettigheder til at være med til at bestemme udviklingen i klubben.

    - at  vi skal være et motiverende fællesskab, hvor alle bliver værdsat som dem de er og hvor det enkelte medlem har mulighed for at nyde og yde.

Vores værdisæt er:

• Mangfoldige tilbud

• Plads til både bredde og elite

• Mulighed for at udfolde sig fysisk med udgangspunkt i egne ressourcer og egne ønsker

• Tilgængelighed, både fysisk (bygninger og anlæg) og økonomisk (lavt medlemskontingent)

• En god stemning

• Fællesskab

• Sund fornuft

• En god og stærk relation, som giver tryghed

• Nærvær

• Respekt for den enkelte og for forskelligheder

• Demokratisk opbygget organisation

I klubben sætter vi via det frivillige arbejde medlemmernes personlige ressourcer i spil, til gavn for fællesskabet, og for et aktivt og personligt udviklende fritidsliv under trygge forhold.

Vi anerkender, at for at leve op til vores værdier, kræves der et bredt samarbejde mellem mange forskellige aktører fx kommunen, offentlige og private virksomheder, fonde, sponsorer m.m.  

Vi arbejder for, at Viking Atletiks ansatte, instruktører, frivillige m.v. skal have de bedste muligheder for at opnå en relevant faglig baggrund at arbejde ud fra (via kurser, sparring m.v.).

Viking Atletik er en Demensvenlig idrætsforening.

Som Demensvenlig Idrætsforening indgår Viking Atletik i et samarbejde med DGI og Alzheimerforeningen.

At være en Demensvenlig Idrætsforening handler i bund og grund bare om små medmenneskelige handlinger, vi hver især kan gøre, så det bliver lettere for mennesker med demens at være med i et aktivt idrætsfællesskab. Det vil sige at, vi i Viking Atletik er åbne, imødekommende og gerne laver små praktiske tiltag der gør det lettere for mennesker med demens at blive ved med at dyrke idræt. Viking Atletik vil gerne bidrage med et trygt træningsmiljø og være med til at bevare livskvalitet for mennesker med demens.

Læs mere om den demens venlig idrætsforening her

Her er der en håndbog, som kan deles med trænere/hjælpere:

http://www.e-pages.dk/dgi/1281/html5/

Præcisering af regler for Viking Atletik. Vedtaget på bestyrelsesmødet mandag den 2. oktober 2023.

Viking Atletik er ikke en virksomhed, vi er en forening.

Viking Atletik er en enhed.

Klubben forventer at vores medlemmer stiller til start for - og arbejder for - vores forening på alle områder, som en naturlig del af medlemskabet af vores forening.

Vi er som DIF forening medlem af Dansk Atletik Forbund, Dansk Orienterings Forbund og Dansk triatlon Forbund. Inden for disse licensområder betragter vi os som en enhed. 

Et medlem kan derfor ikke opnå ydelser fra klubben, hvis man repræsenter andre foreninger i licensøjemed i DIF regi. Ej hellere på tværs af idrætsgrenene.

Vi medregner desuden de motionsaktiviteter, der hører herunder disse specialforbund.

De ydelser man ikke kan modtage fra Viking Atletik er bl.a.:

• Nogen former for rejsegodtgørelser. Herunder fællesrejser.

• Nogen former for betalte licenser eller startgebyrer.

• Nogen former for kursus godtgørelser.

• Nogen former for økonomiske ydelser og deltagelse i klubbetalte arrangementer.

Det er således ikke alene medlemskabet der afgør dette, men også idrætslig fairness (idrættens uskrevne regler) og loyalitet.

Dispensationer behandles individuelt.

Man kan således godt være medlem af Viking Atletik og samtidig repræsentere en anden forening, men det er udelukkende som træningsmedlem, hvor klubben kun stiller fælles tid og fælles faciliteter til rådighed mod det kontingent man betaler. Vores kontingent er kunstigt lavt, da klubbens events, sponsorer m.v. bidrag til vores samlede økonomi afhænger af vores ansigt udadtil. Derfor er det vigtigt, at Viking Atletik også i dagligdagen omtales positivt ifm. idrætsudøvelse.  Repræsenterer man en anden forening, tager vi det om givet, at de udgifter der måtte være til ovenstående ydelser, betales af denne forening.

Ligesom alle andre foreninger er Viking Atletik underlagt regler om GDPR.

Vi henholder os til følgende vejledning - vejledning-om-behandling-af-persondataoplysninger.pdf (dgi.dk)

Privatlivspolititik. 

Vi indsamler kun en minimum af oplysninger om vores medlemmer. Det er er navn, adresse, fødselsdato (ikke cpr.nummer), email og telefon. Dette er en nødvendighed for os, hvis vi skal kunne administrere et medlemskab og udsende indbetalingskort og indberette nødvendig oplysninger om alderssammensætning til vores hovedorganisationer. 

Vores oplysninger samles i et medlemsregister der ligger hos Globus Data. Hjemmesiden er her Viking.halbooking.dk 

Det er kun administrativt personale der har adgang til disse oplysninger, hvilket kræver logind. Vi har ikke fysiske kartoteker. Oplysningerne fremgår også i vores mailsystem, hvor slettet post dog løbende slettes permanent. Når du melder dig ud, vil dine oplysninger gemmes i tre år, hvorefter du automatisk slettes af Globus data. 

I vores fitnessbygning har vi 7 kameraer der optager billeder, der efter reglerne automatisk slettes efter 1 måned. Dette gør vi for at sikre tyveri - herunder at der ulovligt tages ikke medlemmer med ind. Vi bruger det også til efterforskning af hærværk og anden ulovlig brug af maskiner m.v. Det er kun fastansatte der har adgang til optagelserne og disse vises ikke til uvedkommende. 

Deltagere i vores events indtastes i Sportstiming.dk, hvor vi kun bruger følgende oplysninger: 

Navn

Fødselsår

Adresse (kun nogle af vores events)

Klub/by 

T-shirts størrelse og forventet løbetid. 

Desuden nødvendig oplysninger om email og/eller telefon til udveksling af resultater og oplysninger om eventet. 

Vi indsamler ikke og har ikke brug for særlige følsomme oplysninger. 

Skulle der ske brud på evt. regler, vil vi indberette det til datatilsynet (hvad bruddene så end skulle være). 

Læs her om DGI og DIFs anbefalinger.

KONKRETE EKSEMPLER MEDLEMMER
Foreningen kan uden videre registrere sine medlemmer i et medlemsregister. Det enkelte medlem har ret til indsigt i oplysninger om sig selv. Der må ikke ske offentliggørelse af medlemslister på foreningens hjemmeside, men foreningens egne medlemmer må godt kende medlemslisten med et minimum af kontaktoplysninger, f.eks. en password-beskyttet medlemsportal.

LEDERE OG TRÆNERE
Foreningen kan registrere sine ledere og trænere med de oplysninger, der er nødvendige i forhold til de pågældende hverv. Oplysninger om ledere og trænere kan behandles, uanset om de pågældende er lønnede eller ulønnede. Der kan behandles ansættelseskontrakt, CPR-nummer, oplysninger i lønforhold, sygemeldinger m.v. Nogle af oplysningerne kan være følsomme eller fortrolige, og de skal i givet fald behandles med omhu. Ledere og trænere skal orienteres om behandlingen i forbindelse med ansættelsen. Foreningen kan lægge en oversigt over ledere og trænere på hjemmesiden.

CPR-NUMMER
Foreningen må normalt ikke registrere CPR-nummer på sine medlemmer, men kan sagtens registrere fødselsdato. På ledere og trænere kan der behandles CPR-nummer, når det er nødvendigt i forhold til lønafregning og ved indhentelse af børneattester.
Nogle foreninger er forpligtede til at behandle CPR-nummer på medlemmer, f.eks. skytteforeninger i henhold til våbenlovgivningen. I så fald er denne behandling uden videre lovlig. Det samme vil være tilfældet, hvis offentlige sikkerhedsbestemmelser pålægger foreningen at behandle CPR-nummer, helbredsoplysninger el.lign.

SAMTYKKE
Foreninger skal ikke have samtykke for at behandle nødvendige oplysninger om medlemmer, ledere og trænere. Det kan derimod være nødvendigt, når det drejer sig om oplysninger med en højere grad af beskyttelse som f.eks. børneattester. Det kan også være nødvendigt, hvis foreningen ønsker at behandle en oplysning, efter at den ellers skulle have været slettet, f.eks. ved et ønske om at opbevare medlemsoplysninger på udmeldte medlemmer (i længere tid end normalt tilladt) med henblik på reaktivering af disse.

IDRÆTSAKTIVITETERNE
Foreningen kan behandle oplysninger om medlemmernes deltagelse i idrætsaktiviteterne, herunder udveksle oplysningerne med den turnerings- eller stævneansvarlige organisation – landsdelsforeningen, specialforbundet eller andre turneringsansvarlige. Foreningen kan f.eks. også offentliggøre egne holdopstillinger, deltagerlister i konkurrencer, som foreningen selv arrangerer og resultatlister. De samme principper gør sig gældende for deltagere i åbne konkurrencer, f.eks. løb, cykelløb, åben vand svømning osv., herunder aktiviteter under Bevæg Dig for Livet. Hvis der automatisk udveksles oplysninger mellem foreningen og andre dele af organisationen, f.eks. i forbindelse med idrætsaktiviteterne, skal foreningen i sin privatlivspolitik oplyse medlemmerne og eventuelle andre deltagere om dette.

OFFENTLIGGØRELSE AF BILLEDER
Nogle billeder må offentliggøres på foreningens hjemmeside, andre må ikke. Almindelige situationsbilleder fra idrætsaktiviteterne og fra foreningens sociale liv kan som udgangspunkt frit lægges på hjemmesiden. Også selv om de enkelte personer kan genkendes. Men hvis et situationsbillede kan udstille eller krænke en person, kræver offentliggørelsen samtykke. Det kan f.eks. være tilfældet med billeder fra en klubfest, hvor to personer kysser hinanden. I nogle idrætsgrene skal I være tilbageholdende med og måske helt undgå at offentliggøre billeder af børn.

VIDEOOVERVÅGNING
Når idrætsfaciliteter er videoovervågede, er det ejeren af faciliteterne, der er ansvarlig for videoovervågningen, som regel kommunen eller en selvejende institution. Ved videoovervågning gælder der ud over de persondataretlige regler en række ekstra krav til overvågningen, for at den er lovlig, f.eks. at videoovervågningen er forsvarligt skiltet. Benytter I selv videoovervågning, skal I således følge reglerne for dette i lov om TV-overvågning, som også hører under Datatilsynet. Hvis det er hensigten med overvågningen, at personer skal kunne identificeres, skal videoovervågningen desuden omtales i jeres privatlivspolitik.

BOGFØRINGSBILAG
Bogføringsbilag skal efter bogføringsloven gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om. Det gælder f.eks. lønbilag og bilag om udbetalt omkostningsgodtgørelse.

HELBREDSOPLYSNINGER
Helbredsoplysninger er følsomme oplysninger. Det gælder f.eks. oplysninger om, at en udøver lider af astma eller har en korsbåndsskade. Sådanne oplysninger må foreningen som regel kun behandle med samtykke. For trænere kan relevante helbredsoplysninger behandles i medfør af ansættelseskontrakten.

BØRNEATTESTER
Børneattester skal indhentes på trænere og ledere, der har med børn og unge under 15 år at gøre. Foreningen kan beholde dokumentationen for, at der er indhentet børneattest, så længe den pågældende person arbejder for foreningen. Dette skal oplyses over for den pågældende. Hovedorganisationerne har udgivet en særlig vejledning om behandling af børneattester, som findes på DIF’s og DGI’s hjemmeside. Se nærmere i denne vejledning om, hvordan børneattester skal behandles.

BRUG AF FACEBOOK
Hvis I som forening benytter Facebook, skal dette dels beskrives i foreningens privatlivspolitik, dels overholde foreningens generelle retningslinjer for behandling af personoplysninger. Det betyder f.eks., at I selvfølgelig ikke lægger oplysninger på Facebook, som ikke må offentliggøres, og det betyder, at et opslag i en facebookgruppe indeholdende personoplysninger skal
slettes i henhold til foreningens almindelige regler for sletning af personoplysninger, og. Det vil ofte være en god idé, at I over for frivillige og medlemmer fastsætter, hvad spillereglerne er på Facebook. En forening kan oprette facebookgrupper til sine hold til intern praktisk kommunikation på holdene. Der bør altid kun være tale om lukkede grupper. Foreningen bør opstille retningslinjer for gruppens virke, herunder om indhold og adgang. Foreningen selv bør så vidt muligt være administrator af gruppen, så det kan sikres, at foreningens persondatapolitik følges.

SIKKER E-MAIL
Personoplysninger kan sendes via e-mail. Almindelige personoplysninger kan uden videre sendes via mail, fortrolige og følsomme oplysninger skal derimod som hovedregel sendes i krypteret form. Alle etablerede udbydere af mailsystemer anfører, at deres mails sendes i krypteret form; dette er f.eks. tilfældet for Outlook, Gmail og Hotmail. Kravet om kryptering gælder ved de oplysninger, der kan kategoriseres som fortrolige eller følsomme oplysninger. Det vil bl.a. sige følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer, men det gælder også visse mere almindelige, men dog fortrolige personoplysninger som f.eks. oplysninger om økonomiske forhold og ansættelsesforhold. Der stilles derimod f.eks. ikke krav om kryptering ved afsendelse af e-mails, der alene indeholder almindelige personoplysninger som navn, alder, turneringsdeltagelse, ranglistepoints m.v. I bør derfor anvende velkendte og etablerede mailsystemer eller anerkendte administrationssystemer for foreninger, og I skal sikre jer, at alle foreningsrepræsentanter benytter sikker mail, hvis de sender følsomme eller fortrolige oplysninger. I må aldrig sende fortrolige og følsomme oplysninger pr. SMS, da SMS ikke er en sikker kommunikationsform.

VIDEREGIVELSE TIL SPONSORER OG ANDRE VIRKSOMHEDER
Medlemsoplysninger må ikke videregives til en privat virksomhed, der gerne vil markedsføre produkter over for foreningens medlemmer. Sådan en videregivelse vil kræve samtykke fra det enkelte medlem. Som idrætsforening må I heller ikke udsendemarkedsføringsmateriale på vegne af en virksomhed til medlemmerne, uden at hvert enkelt medlem på forhånd har givet sit samtykke. Der må derimod gerne være reklamer i klubbladene, også klubblade der udgives over e-mail eller på anden måde i elektronisk form. Foreningen må heller ikke videregive billeder fra foreningens idrætsaktiviteter til sponsorers markedsføring uden forudgående samtykke fra de afbildede. Dette vil være i strid med de persondataretlige regler samt markedsføringsloven.

SLETNING AF OPLYSNINGER
Personoplysninger må kun opbevares, så længe det er relevant, set i forhold til det oprindelige saglige formål med at have oplysningerne. Som dataansvarlig skal I således løbende ajourføre jeres oplysninger og slette de oplysninger, der ikke længere tjener det oprindelige saglige formål. Almindelige oplysninger om medlemmer kan gemmes og behandles, så længe pågældende er medlem, og kan bruges til relevante formål i op til et år efter udmeldelsesåret. I denne periode kan der aktivt behandles personoplysninger, hvis der er en idrætsmæssig eller foreningsmæssig grund til det, f.eks. indberetninger til idrætsorganisationer.
Næsten alle idrætsforeninger får tilskud fra kommunen efter folkeoplysningsloven, og kommunen fører kontrol med, at de tilskud, foreningen modtager, er korrekte. Herunder kan kommunens revisor gå flere år tilbage og kræve en medlemsoversigt for tilskudsåret; ifølge nogle kommuner fem år tilbage. Derfor skal foreningen opbevare den medlemsliste, der lå til grund for tilskuddet. Denne medlemsliste kan derfor passivt opbevares i op til fem år efter tilskudsåret, så medlemslisten fra eksempelvis 2014 først slettes ved udgangen af 2020. Almindelige oplysninger om ulønnede trænere og ledere bør slettes snarest efter, at de pågældende ophører med at virke for foreningen, men kan gemmes i op til 1 år efter. Relevante oplysninger om lønnede trænere for opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav kan altid gemmes i 5 år efter fratrædelse. Oplysninger om idrætsdeltagelse og præstationer samt lederhverv i foreningen kan gemmes, så længe de har historisk værdi. Foreninger har en naturlig og berettiget interesser i at bevare sin historik, og klubblade, nyhedsbreve, referater, resultatlister o.l. kan derfor som hovedregel gemmes for altid.

BØRN OG UNGE
I nogle tilfælde kan børn og unge selv, altså uden forældresamtykke, afgive oplysninger til en dataansvarlig. Typisk vil en forening derfor lovligt kunne behandle oplysninger fra unge over 15 år. Foreningen kan uden forældreinddragelse videregive personoplysninger om børnene, når det er nødvendigt af hensyn til idrætsudøvelsen (til stævnearrangør, turneringsledelse, til udstyrsleverandør osv.).

Bedre kommunikation på Viking Atletiks Facebooksider

Vi har i Viking Atletik forskellige måder at kommunikere skriftligt med medlemmerne på. Det drejer sig om:

• Hjemmeside

• Nyhedsmail

• Facebook

• Mailgrupper

• Personlige mails

Det er derfor vigtigt at skelne mellem indhold og formål på disse forskellige "kanaler".

Klubben har flg. Facebooksider:

• Viking Atletik (side)

• Viking Atletiks medlemmer

• Viking Atletik Fitness

• Viking Atletik MTB

• Viking Atletik walk og powerwalk

• Viking Atletik Cykeltræning

• Viking Atletik ungdom

• Viking Atletik Orientering

• Etape Bornholm

• Bornholm Höst Open (side)

• Viking Atletik Fitness-instruktører

• Med flere…..

Siderne er oprettet og administreres af forskellige personer i klubben. Der er forskel på, om siden er åben, lukket, offentlig. Dette afgør, hvem, der kan se sidens indhold og hvem, der kan skrive på den samt hvor opslag fra udenforstående placeres på siden.

Der er i øjeblikket forskel på, hvordan siderne administreres og bruges og hvor meget og hvad der formidles mellem klubben og medlemmerne og mellem medlemmerne indbyrdes. Det er en god forberedelse til en debat om klubbens Facebook-kommunikation at gå ind og se på de forskellige sider.

Facebook er et hurtig og effektiv medie, men det er vigtigt at være opmærksom på, at Facebook er et socialt medie, der er svært at styre og kontrollere. Vi har som sagt forskellige administratorer på vores sider/grupper, og det gør det endnu sværere at styre og ensrette indholdet og måden, der kommunikeres på.

Muligheden for en vis grad af styring ligger i at lave nogle interne retningslinjer og anbefalinger til de personer, der administrerer siderne/grupperne.

Formålet med Viking Atletiks Facebook-grupper:

• Hurtig kommunikation mellem klubben og medlemmerne omkring emner, der ikke er vigtige for ALLE medlemmer i klubben eller gruppen (Fitness, Tri m.m.)

• Supplement til formidling på hjemmeside og i Nyhedsmail

• Formidling af appetitvækkere og reminders af klubbens arrangementer og andre arrangementer af interesse for mange af klubbens/gruppens medlemmer

• Formidling af viden om emner, der har interesse for mange af klubbens/gruppens medlemmer

• Kommunikation mellem medlemmerne internt

• Klubbens ansigt udadtil

Anbefalinger til administratorer af Viking Atletiks Facebookgrupper/sider:

• Der skal være liv på en Facebookside, men der skal ikke være for mange opslag. Så drukner de vigtigste budskaber

• Tænk på, at ikke alle medlemmer er aktive på Facebook. Din kommunikation på Facebook kommer altså ikke ud til alle berørte medlemmer

• Inden du poster noget på siden, så tænk over, om dit opslag

o   skaber klarhed eller forvirring?

o   er seriøst eller "pjattet"?

o   er relevant for klubbens medlemmer?

o   kan virke stødende på nogle medlemmer?

o   giver et positivt billede af klubben?

• Klubbens forskellige træninger (løb, TRI, MTB m.m.) formidles via hjemmesiden, og det bør være en undtagelse, at der formidles træningstilbud udelukkende på Facebook. I forhold til træning er Facebook et supplement til hjemmesiden og Nyhedsmail.

• Hvis aktviteter undtagelsesvis annonceres udelukkende på Facebook, bør det gøres i god tid. Annoncerer du det dagen før, vil der være mange - også Facebook-brugere - der ikke ser det.

• Det kan være en god idé at oprette en begivenhed på Facebook, fordi det giver medlemmerne mulighed for at dele den og dermed få den ud til mange. MEN vær opmærksom på, at mange mener, de tilmelder sig ved at trykke "deltager" på Facebook.

• Slet salgsopslag, kontaktannoncer, angreb på enkeltpersoner og andre stødende opslag på siden.

Forretningsorden for bestyrelsen

1. Der afholdes årligt 6 ordinære bestyrelsesmøder.

2. Bestyrelsens møder er ikke offentlige, dog annonceres datoen på hjemmesiden f.s.v.a. ordinære møder.

3. I møderne deltager den valgte bestyrelse samt valgte suppleanter. Suppleanter har ikke stemmeret.

4. I møderne kan enkeltpersoner deltage under behandling af punkter, hvor dette kræves, for afklaring af specifikke spørgsmål. Forretningsudvalget tager beslutning om deltagelse.

5. Desuden kan bestyrelsen vedtage, at deltagelse kan ske forud for accepteret indtræden i bestyrelsen.

6. Er et medlem forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde, meddeler han dette inden mødets afholdelse. Afbud skal meddeles forpersonen eller sekretæren.

7. Ordinære bestyrelsesmøder varsles via mail senest 12 dage før mødet

8. Punkter der ønskes på dagsorden skal tilsendes forpersonen inden 10 dage før mødet.

9. Endelig dagsorden samt relevante bilag tilgår medlemmerne senest 4 dage før mødet.

10. Forretningsudvalget forbereder dagsorden på et forretningsudvalgsmøde i den mellemliggende periode.

11. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde gives dagsorden mv. hurtigst muligt.

12. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

13. Forpersonen – og i hans forfald næstforpersonen – leder møderne, kaldet mødelederen. Mødelederen formulerer punkterne, om hvilke der eventuelt skal stemmes om.

14. Enhver der ønsker ordet, skal henvende sig til mødelederen, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvori de har begæret det. Talerne må ikke afbrydes af andre end mødelederen.

15. Sagerne på dagsorden tages i den rækkefølge de står på denne. Mødelederen kan dog afgøre anden rækkefølge.

16. En sag kan kun behandles (afgøres) en gang, med mindre der kommer væsentlige nye oplysninger i sagen. Budgettet kan dog behandles over flere møder.

17. Bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at han er udelukket fra at deltage i bestyrelsens behandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald, skal den pågældende under behandling og afstemning om sagen forlade lokalet. Bestyrelsen stemmer om habilitetsspørgsmålet og denne afstemning kan medlemmet godt deltage i.

18. Medlemmerne kan kun deltage i afstemninger hvis de personligt er tilstede under disse.

19. Afstemninger sker ved håndsoprækning.

20. Alle beslutninger sker ved stemmeflerhed.

21. Skønner mødelederen, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler han dette med angivelse af den opfattelse, han har med hensyn til sagens afgørelse. Bliver dette ikke modsagt – erklærer han sagen for afgjort.

22. For hvert møde udfærdiges referat, der tilsendes medlemmerne hurtigst muligt efter mødet.

23. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført referatet.

24. Bemærkninger til referater skal straks efter modtagelsen, sendes til forpersonen eller sekretæren. Ellers er referatet godkendt.

25. Referatet fordeles kun til bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

26. Udvalgenes repræsentanter kan frit referere fra disse på udvalgsmøder, idet der dog tages hensyn til personlige sager.

Denne forretningsorden træder i kraft den  20. februar 2018